Word如何制作【合併列印】 

步驟一:開啟word,選擇信件與郵件\合併列印,如下圖所示。

 合併列印 

 

步驟二:視窗右側會出現以下圖示,請選擇標籤,依步驟1/6點選下一步開始文件

合併列印-標籤 


步驟三:選擇標籤選項,出現以下圖示,標籤樣式選擇其他/自訂,標籤編號選TMLB-020-自訂

合併列印-標籤選項   

步驟四:選擇瀏覽,選取你的資料來源所存放的路徑,例下圖中excel檔資料存放在桌面,選取並開啟

合併列印-瀏覽 

步驟五:開啟後會出現以下視窗。

(說明)一般excel檔案中,都會有三個頁標Sheet1Sheet2Sheet3,此時你要先確認你的資料是在那一個頁標上,通常都在Sheet1上,選擇好按下確定即可,如下圖一所示,若你的Sheet2Sheet3的內容是空的你可將Sheet2Sheet3的頁標刪除後,載入的畫面如圖二所示,同樣,點選確定即可。

合併列印-選取表格-圖一 圖一 

合併列印-選取表格-圖二 圖二 

請注意,excel資料內容中,若第一行是【郵地區號、地址、姓名】此時需將資料的第一列包含欄位標題要打勾,反之,則不需勾選。
步驟六:依上一圖示點選確定後,會出現以下視窗。

(說明)若有勾選資料的第一列包含欄位標題,會出現如紅框所示,反之,則無。

合併列印-收件者

 

步驟七:依以下圖示順序操作,點選下一步:安排標籤,右則視窗會出現如圖二所示,點選其他項目,出現圖三視窗,請依出現順序,依序插入,如郵局標準格式,郵地區號、地址、姓名之順序插入。

圖一合併列印-安排標籤   圖三

                                           圖二


步驟八:未插入前的word表格入圖一,及插入後word所表示如圖二

合併列印-未插入前的word 圖一

合併列印-插入的word 圖二

(說明)可在郵地區號及地址中間按下【enter】鍵,如圖三所示。

合併列印-插入的word-enter 圖三


步驟九:word文件右側如圖一所示,請點選更新所有標籤如圖二所示,所有欄位同步更新。

圖一合併列印-更新所有標籤圖二

 

(說明)預覽標籤可以將excel檔的內容文件,先預覽出來,查看是否有問題,但預覽出來的文件只會有一頁,不會有全部,此時不需緊張以為資料選取來源有誤,一頁本是正常的。


步驟十:點選下一步:預覽標籤後依以下圖示順序操作。

合併列印-完成合併      

步驟十一:依您的excel資料量大小,若資料較多就會跑比較久,反之,資料較少,你很快就可以看到完整的word內容,如範例有1085筆的資料,完整的word就會有56頁,如下圖。

合併列印-56頁 

 

(說明)列印時,要特別注意,合併列印標籤的部份無法局部列印,也無法選擇某幾頁到某幾頁的範圍列印,只能一次印出全部的資料,若要選擇特定頁數印出,需到未做編輯個別標籤前的檔案再次選擇編輯個別標籤,如下圖,此時需選擇紅框的選項,範圍依筆數而非頁數,如範例1085筆,需印21~40 的資料,如下圖所示,按下確定後,會在出現新的word文件,只有21~40筆中的內容。

 合併列印-21-40筆

  

 

 

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